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前回は、「なぜ、日本人はロジカルシンキングが苦手なのか?」という事を、コミュニケーションの観点から解説しました。

日本人は《あうんの呼吸》という世界一高度なコミュニケーション手段に頼る一方で、論理的で話すことを避けたり、その努力をせずに来ました。

そこで、ロジカルが苦手な日本人でも、当てはめるだけで誰でも簡単に論理的な話し方が出来る方程式のようなものはないかと考えたのが、今回お話する、ロジカルな話し方の構成です。

その前に現在、あなた自身はどれほどロジカルな話し方ができているか、チェックしてみましょう。

<課題>

あなたの会社で新たなパソコンを購入することになり、A社、B社、C社から売り込みが来ています。次に挙げる条件を考慮し、最終的に購入すべきパソコンはいずれのメーカーのものか、あなたなりの結論を、理由を交えて30秒ほどで上司に報告してください。(考える時間は5分)

<条件>

1

価格は、A社のものはB社に比べ1万円安く、C社のものはB社に比べ2万円高い。

2

故障のリスクはA社製が最も高い。

3

性能が我が社の作業に適しているのは、A社とB社のものである。

4

待機電力消費率はA社、C社が高く、B社は低い。

5

デザインや軽さの面でいえば、A社が最も良いが、実務には関係がない。

6

仕事上、取引があるのはB社とC社で、A社はない。

<模範解答>は以下です。解答を見る前に、まずは自分なりの報告を組み立て、紙に書き出したうえで、どこか違うかチェックしましょう。

<模範解答>

購入すべきはB社製であると考えます。理由は3つです。
1
つめは、性能面です。我が社の実務に適した仕様であり、故障が少ないこと。
2
つめは、コスト面です。価格も3社の中では平均的で、待機電力も低く抑えられること。
3
つめは、我が社の取引先でもあること。
 よって、B社のものを購入すべきと考えます。

いかがでしたか? 「B社製にすべき」との結論には達したでしょうか? また、(1)から(6)の条件のうち、いくつの要素を盛り込めていたでしょうか?

3つ以上が「合格」、2つ以下は「あまりロジカルではない」ということになります。もちろん「B社製にすべき」との結論に達せなかった、5分でできなかった人も「要トレーニング」です。

グルーピングと省略を使って、ポイントを3つ以内に収める

ロジカルに話すためには、その前にロジカルに考える必要があります。その方法を説明していきましょう。

この例題のように、情報がたくさんあり、結論を導き出さないといけない場合は表を作ると、整理しやすいと思います。

 

価格

故障

仕様

待機電力

デザイン

軽さ

取引先

A

×

×

 

×

B

 

C

×

×

×

 

条件から取り出せる要素は「価格」「故障」「仕様」「待機電力」「デザイン?軽さ」「取引先」。そこに、A社、B社、C社の内容をそれぞれに書き入れると上記のようになります。

この時点で「B社製品がいい」という結論が一目瞭然なのがお分かりでしょうか

次に、「B社製品がいい」と判断した理由を整理します。人間の脳の構造上、箇条書きにして挙げるのは3つ以内がいいとされています。上司に分かりやすく、コンパクトに報告するためには、理由をただ羅列するのではなく、よく似たもの同士を、グルーピングする作業が必要なのです。

この場合は、
理由(1)製品の性能について
理由(2)コスト面について
理由(3)その他の理由
 となります。

「仕様」と「故障」は「性能」としてグルーピング、「価格」と「待機電力」は「コスト」としてグルーピングできます。

「デザイン?軽さ」については、わざわざ上司に報告しなくてもいいことです。そういう無駄を省くのも整理の一環です。

こうしたロジカルシンキングの結果、たどり着いたのが模範解答になります。

情報が多すぎるものは、整理し、ポイントを3つ以内にまとめる。伝えるときは、結論から。まずは、この大まかな流れに慣れることから始めましょう。

「たった5分で、これだけの情報を整理し、しかも30秒で伝えるのは無理!」と思った方も、ロジカルシンキングという論理的な思考ルールに基づいて考えれば、誰でも短時間でまとまった話ができるようになるのです。

ロジカルシンキングの手順

1

情報を整理する(表などを用いる)

2

グルーピング、無駄なものを省くなどして整理する

3つの階層で構成されるロジカルな話し方

ロジカルに考えをまとめた後は、ロジカルに話す作業です。ロジカルな話し方は、以下のような3つの階層で構成されます。

逻辑思维以后就需要逻辑表达。逻辑表达由下述3段构成。

http://business.nikkeibp.co.jp/article/skillup/20120104/225816/image002.jpg

このピラミッドのような図は<ロジックツリー>と呼ばれています。

頂点に位置するのは〈結論〉。2段目にはその〈理由〉が来ます。3段目に来るのが各〈理由〉の〈詳細〉です。

話を構成する時には、ロジックツリーの各ボックスに必要な要素を書き込み、話す際は、番号に沿って伝えるだけです。このロジックツリーがあれば、本当に伝えるべき要素が、ムダなく、印象深く、相手に伝わります。

また、ロジックツリーは、たとえ発言中に頭が真っ白になったような時でもすぐに軌道修正し、結論に導いてくれる心強いパートナーです。

また、ロジックツリーは、話し手と聞き手をつなぐ道標でもあります。まず結論を述べることで、聞き手に〈目的地〉を告げることができます。その後〈経由地〉であるポイントを先に教えてあげることで、聞き手は安心して話を聞き、理解することができるのです。

もちろん、話し手が道に迷ったり、遠回りしたりすることもありません、ロジックツリーはまさに〈話し方マップ〉であるといえます。

具体的に理解していただけるように、前回のコラムのチャレンジ問題をロジックツリーにまとめてみました。

http://business.nikkeibp.co.jp/article/skillup/20120104/225816/image003.jpg

ロジックツリーを使いこなす注意点

ロジックツリーを使いこなすための注意事項は次のようなものになります。

(1) 結論

冒頭で《結論》をはっきり言います。結論はひと言でなければなりません。短く、インパクトのある言葉を使ってください。

(2) 理由を言う

なぜその結論に至ったのか《理由》を、おおまかなグループで述べます。

ここでは、まだ、理由の詳細を述べず、まずは、《グループ名》をひと言で述べます。先のチャレンジ問題で言うと、『性能面、コスト面、その他の理由』というようなグループ名を述べるわけです。聞き手の頭の中で整理しやすくするためです。

衣装を整理する時、ボックスに《冬物》《インナー類》とタグをつけておけば、何が入っているか思い出しやすいですよね。それと同じように、情報も整理しやすいように、ひと言でタグをつけてあげると分かりやすいのです。

(3) 詳細を述べる

詳細とは、理由を詳しく述べることです。『それでは、《コスト面》について詳しく説明します。PCの本体価格が平均的で、待機電力が低く抑えられます。次に《性能面》については、作業に適しており、故障が少ない??』というように、理由をそれぞれ詳しく説明していきます。

日本語は、この詳細から始まる言語ですので、仕方がありませんが、話が違った方向に行ってしまったり、話が長いと言われたりする人は、詳細から順に話し始めていることが原因です。

(4) 再度結論を述べる

最後にまた結論で締めくくります。

これは、<結論のサンドイッチ>と覚えておいてください。聞き手は意外と、結論すらはっきりと覚えていないものです。言い換えれば、結論だけでも聞き手の印象に残れば、大成功です。「最も大事なメッセージ」として、再度結論で締め、聞き手の印象に残しましょう。

プレゼンやスピーチをする際、一字一句書いた原稿を用意する人が多いようですが、それは間違ったメモの作成方法です。発言中に頭が真っ白になった時など、原稿では次にどこを話すのか目で探すことが難しく、ますまずパニックに陥ってしまうことが多々あるのです。

その点、この<ロジックツリー>をメモとして持っておけば、次にどの段落を話すべきか、すぐ探し出すことができます。最悪、完全にアガッてしまい、パニックに陥ったとしても、結論くらいは言うことができます。 

上回,从语言交流的角度解说了“日本人不善于逻辑思维的原因”。

    日本人一再依赖“默契”这种世上最高交流方式,回避着逻辑论述,对此还一脸不屑。

于是,不善逻辑的日本人也会想有没有这样一种公式,只要套该公式任何人都可以轻易学会逻辑缜密的说话方式。这次想要跟大家介绍的就是这种逻辑缜密说话方式的构成。

在此之前,还是先让我们来检测一下您目前逻辑性语言表达的能力吧。

<课题>

贵公司打算新购入一批电脑,ABC这三家电脑公司都前来推销。请考虑下述列举出的条件,最终该选择哪一厂家订购呢?给出你的结论,并针对理由在30秒钟左右的时间内向上司汇报。(思考时间5分钟)

<条件>

1

价格上,A公司比B公司便宜1万日元,C公司比B公司贵2万日元。

2

故障风险上,A公司最高。

3

性能上,适合本公司作业的是A公司和B公司的电脑。

4

待机耗电率上,AC公司较高,B较低。

5

从设计、轻巧度考虑,A公司做得最好,但跟实用性无关。

6

有过以往合作经历的是BC公司,与A公司从未合作过。

标准答案如下。再看答案之前,请先组织一下自己该怎么汇报,在纸上写出来,对照一下看哪里错了。

<标准答案>

我觉得应该购买B公司的电脑。理由有3个。

第一, 从性能方面,应采用适用于我公司业务的仕样,故障率越少越好。

第二, 成本方面,B公司的价格也是3个公司里面比较平均的价格,待机耗电最低。

第三, B公司也是我公司的交易伙伴。

综上所述,我觉得应该从B公司购买。

您觉得这个答案如何呢?是否有足够说服力呢?此外,所提供的(1)~(6)这些条件中,您列举了几个作为您的陈述要素了呢?

3个以上为合格,2个以下逻辑性就不那么强了。当然,也说服不了您的上司“购买B公司的电脑”。5分钟完成不了任务的人需要“培训”哦!

采用分组、省略方法,归纳为3点以内

在进行逻辑表述之前,脑子里应该有个逻辑思考的过程。下面为您讲述该方法。

例题中包含很多信息。需要得出结论时,可以先做一个表格,这样便于整理。

 

价格

故障

仕样

待机电力

设计

轻巧度

客户关系

A

×

×

 

×

B

 

C

×

×

×

 

从条件中可以提取的相关要素包括“价格”、“故障”、“仕样”、“待机耗电”、“设计轻巧度”、“客户关系”。然后分别填入ABC三个公司的信息就做成了上述表格。

这样一来,“B公司的产品最优”的结论是不是就一目了然了呢?

下一步,就是对得出“B公司的产品最优”这一结论的理由点加以整理。人脑的意识中会觉得条目列举3个以内为最佳。为了能让您的上司明白您想说的,做简短汇报时,请不要单纯地只罗列理由点,针对相似的理由点进行分组归纳也是很必要的。

上述案例中

理由(1)涉及产品性能

理由(2)涉及成本

理由(3)为其他附属理由

如是,将“仕样”与“故障”分到“性能”一组,“价格”与“待机耗电”分到“成本”一组。

至于“设计、轻巧度”,没有要向上司汇报的完全必要。像这种省去不需要的项目就属于整理环节了。

像这种思路清晰逻辑明了的结果就可作为标准答案。

信息太多时加以整理,归纳到3个关键点。语言表述时,先从结论开始。首先,我们得先适应这一笼统的流程才行。

会有人这么想“5分钟内要梳理这么多信息,还得在30秒内表述出来,不可能做到的事啊!”,只要使用逻辑梳理结论思考法,谁都可以在短时间内完成归纳表述。

逻辑思维的流程

1

整理信息(可采用列表法)

2

通过分类、省略等方法梳理

3段构成的逻辑式表达

逻辑思维以后就需要逻辑表达。逻辑表达由下述3段构成。


这样的金字塔图被称为“逻辑树”。

顶点位置是“结论”。第2层是承载结论的“理由”。第3层是上述“理由”的“详细说明”。

组织语言时,使用“逻辑树”中需要的要素进行表述。然后按照编号顺序表达出来就好。只要有这棵“逻辑树”。我们就可以将需要传达的信息,无多余,深印象地传达给对方。

此外,当我们在发言时脑子瞬间短路的情况下,这棵“逻辑树”也可以帮助我们快速回归正轨,导向结论。实乃踏实可靠的“好朋友”啊!

再者,这棵“逻辑树”又像是连接语者与听者之间的路标。语者首先阐述结论,也就是告知听者“目的地”的所在。随后告知如同“途径之处”的理由点,听者就会心平气和地聆听领会。

当然,语者也不会“迷路”或者“绕弯路”什么的了。“逻辑树”就好比一张“说话地图”一样。

为了能让您更形象具体地理解,我们也试着将上述专栏的试题归纳成“逻辑树”。


熟练掌握逻辑树的注意点

熟练掌握逻辑树需要注意以下事项。

(1)结论

开头一定要明确指出结论。结论一定要总结到一句话。请使用简短、精悍的语言表达。

(2)阐述理由

请笼统地分组论述承载该结论的理由。

此时,先不要对理由点详细说明,而是要先用一句话概括理由组“组名”。

还是刚刚的试题,就是按照“性能方面”、“成本方面”、“其他理由”这样的分组名来论述。这也是为了便于听者脑中的思路梳理。

整理衣柜时,如果事先做好“冬装”、“内衣类”的标识,那就会很快回想起衣柜里都放有哪些衣服。同样的,为了便于整理信息,用一句话做一下标记,思路就清晰明了了。

(3)详细阐述理由

所谓的详细阐述,是指详细具体地论述。“下面针对成本方面进行详细说明。B公司的电脑价格处于三家价格的平均水平,此外待机耗电方面做得最好。接下来针对性能方面详细说明,B公司的电脑适合我们公司的使用需要,故障率也比较低。。。。。。”就是像这样,针对各个理由进行详细说明。

日语的语言习惯是从详细内容开始论述,这确实是没办法的事。有些人说着说着话题会扯到别的地方,或者长篇大论抓不住重点,原因就是习惯于说话时先从详细理由开始论述。

(4)再次阐述结论

最后还需要再次阐述结论来收尾。

请当成“结论三明治”记住这一点。听者有时候会记不牢结论。换言之, 只要听者对结论印象深刻就是最大成功。为了达到“印象最深刻”的效果,请别忘了最后用结论再收一次尾,加深听者的印象。

现场展示或者演说时,有很多人喜欢准备一字一句写好的原稿。其实这是一种错误的笔记方法。在发言时,如果脑子空白,目光再回到原稿上搜索刚刚说到哪一行了是件非常困难的事,多数情况是越发陷进恐慌。

这时,如果画一棵“逻辑树”作为笔记带着的话,就可以很快搜索知道下一段该讲什么了。即使是无比怯场,陷入恐慌的最坏情形,至少还可以保证把结论说得清清楚楚。

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