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标题:改善报告书的写法与书写格式 [附例文]

  • 远方和诗 散步者
  • 加入时间:2017-08-08 积分:160

本文于 2017-11-23 15:07 提交 | 评分:10 | 已有 46 人浏览

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改善报告书的写法与书写格式 [附例文]

所属分类:社会

社会人士经常被上司或前辈等要求提交“改善报告书”。日语“改善”,现在以“カイゼンKAIZEN成为了世界通用语言。最出名的是丰田汽车。劳动者为了自主提高生产性,采取的对策“改善”已被世界注目。然而,改善应不止局限于丰田汽车这类制造企业,应涵盖各行各业。那么,改善报告书应该怎样总结呢?本次,将改善报告书的基本写法以及实际写报告时有用的例文,传达给大家。

 究竟,何为业务改善呢?

 介绍改善报告的写法之前,先说明业务改善的意义。据说“カイゼン”特指制造业的相关业务,但其实不然,业务改善应涵盖各行各业。缩减浪费的时间、劳力,追求效率化。这与原价递减关联,因为提高生产性也能增加公司利润。若公司利润增加,劳动者也能增加相应的部分利润。不光以金钱为目的,也有以减轻每个劳动者负担为目的的业务改善。例如:通过导入适当的财务系统,减轻财务人员的负担也是利润,也是业务改善之一。

 业务改善所采取的手段各不相同。首先是分析。

  每到月末,财务人员人手不足,我们以此为例进行分析吧。至今为止每到月末,财务人员需要加班至深夜。然而,导入财务系统后,财务人员能早点下班回家,不需要加班。其结果是公司受益,减少“加班费”。若系统导入的费用比将来的加班费低,那么经营者应考虑“尽快导入”。此例是无论哪家公司都会发生的财务部人员的苦恼。业务改善也需要专业性更高的业务。

 因此,业务改善简单地说,根据行业、业务内容等实际采取的方法是多种多样的。如例所述“财务系统的导入”亦是,“生产线上的传送带运转速度提速3秒”亦是如此。但在业务改善方面,有必须提前做好的事项,那就是成为改善对象的相关“业务分析。

为了业务改善?首先描绘“行动指南”

 业务改善的分析,必须是对象业务的“业务流程”详细清晰可见,谁都能理解的“定量化”模式。如先前我们讨论过的财务系统的例。财务人员做哪些工作、工作所需时间、业务所需产生的加班费等,必须测量后实行数据化。

财务人员A

 月末时工作计算业务:每月21日开始4个工作日

  这期间的加班时间:16小时

  因此产生加班费:32000日元

  因此回家出租车经费:12800日元

  上述经费合计:44800日元/

财务人员B

  月末时经费计算业务:每月25日开始3个工作日

  此期间加班时间:20小时

  因此产生加班费:44000日元

  因此产生回家出租车经费:1500日元

  上述经费合计:54500日元/

统计上述基本数据,分析现在实际操作的业务流程中发生了什么、花了多少成本等等实际情况,换而言之,描绘“行动指南”,否则,绝对拿不出解决方案。

  经常发生的事,如决定导入“财务系统”,实际导入后不能解决问题,且系统导入费用高,导致损失。按此例来说,“在月末繁忙期时追加财务人员”可能是合理的解决方案。

业务改善报告书的书写方法是?

 本次主题是“改善报告书”,如上述所述首先分析改善对象业务,做成行动指南。在此基础上,指出问题点,建议出其解决对策。只有到这个阶段,才能做成“改善报告书”。

 根据公司不同行业、业务内容也是千差万别,所以业务的改善报告书也是各企业所期望的资料。在这里,列举一例格式仅供参考。

 应该包含的内容:

  收件人

  标题

  现状分析

  现状的问题点、课题

  改善方法的提案和预测效果

  结论

  作成者的部门、姓名

《改善报告书的例文》

===========================

20171012

董事长

Xxxx阁下

《财务业务方面的改善报告书》

 1,现状

 财务部的业务在月末时给成员强加相当大的负担是真实情况。财务部整体

在每月20-月末之间发生的加班时间,其成本是万日元/月(一般是半年的平均数)已是常态化。

 2,现状的问题点

 IT化倒入延迟

 业务负担的时间失衡

 人力资源不足

财务部的IT化推进延迟,偏向于月末的相关人事经费的核算、公司成本核算、收支核算业务、租赁对照表的做成等等,完成这些业务时,明显发现人力资源不足。

3,改善方法的提案以及其成果

提案财务部推进IT化、具体地导入新财务系统[▽▽▽]。通过此系统

 能与打卡系统连动进行考勤管理

 可根据每个人输入的时间外的劳动时间自动计算。

 缩短收支核算与租赁对照表做成的时间。

 等得以实施后,可减轻上述财务人员的加班、预计一年内削减○○万日元的成本。

4,结论

预测减轻财务人员的负担、或削减公司成本的效果显著,因此在此提案推进财务部的IT化,导入新财务系统。

 以上

做成:人事部  部长

===================

灵活运用这些业务改善报告书,内容根据适合自身的业务做成。

重复申明,《改善报告书》不是即刻能做成的。需要分析改善对象的业务,发现问题点,找到改善方法,才能初步形成改善报告书。可能需要花时间分析,也许在实际操作时意外觉得有兴趣,从而从而觉得是有价值的作业。也请大家务必做一次改善。


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评论

回复 支持(0) 反对(0)林敏 发表于 2017-12-04 21:25 
今回は改善報告書の基本的な書き方を、書く際に役立つ例文つきでお伝えします。本次,将改善报告书的基本写法以及实际写报告时有用的例文,传达给大家。——试译:这次我会将改善报告书的基本写法以及实际写报告时有用的例文告诉大家。
回复 支持(0) 反对(0)枫凌 发表于 2017-11-26 19:56 
劳动者为了自主提高生产性,采取的对策“改善”已被世界注目。——“労働者自らが生産性を向上させるための取り組みを行う「カイゼン」は世界中から注目されました。”试译:劳动者自主提高生产效率而采取的“改善”努力,受到了全世界的关注。
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