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标题:高效工作人士的三个共同点

  • 王珊 登山者
  • 加入时间:2009-09-19 积分:2705

本文于 2016-06-07 17:22 提交 | 评分:10 | 已有 1982 人浏览

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【原译文】

现在是越加班工作越做不完的时代,为了在有限的时间得到最大的成果-----我们向经营首席、心脏外科医生、三星厨师长……各界专业人士询问了高效工作的技巧。


现在是很难预见未来,不知道做什么会得到成果的时代。仔细思考、进行讨论的工作方式已经不适应当前的时代了。现在追求工作和生活平衡的潮流盛行,对长时间劳动的攻击也很严重。

现在追求的是在有限的时间中得到最大成果的工作方式。个人工作和会议时间自不用说,人们也期待能缩短想出主意的时间。

省厅也实行7-8月早出勤。之前开始上班时间一直是8点半-9点半,现在变成7点半-8点半,提前一小时上班,消除过度出勤,这也是想提高劳动效率。

最先实行早出勤的是伊藤忠商社,他们在20045月正式引入这一制度。之前该公司一直采用核心工作时间10-15点的灵活出勤,积极引进早出勤制度的是冈藤正广社长,他这么说引进的理由。

“我们明明是有客户的商社,客人9点给我们打电话,有时我们的担当还没有上班”。

顾客想在早上第一时间提问、下单,冈藤社长觉得作为商社出现这种情况是很糟糕的。下决心的契机是东日本大地震,周五发生了大地震,冈藤社长周一早上开始到处拜访,确认顾客的工厂、分店、物流中心是否没问题。

“大家都手忙脚乱,转了一圈10点回到公司,这时我们的员工才陆陆续续上班。我觉得这跟社会严重脱节了”。

公司免费提供早餐改成早出勤制度,这也受到了客户的高度赞赏,员工的工作效率也大幅提高。七八点上班,到了九点电话开始响,那时就是分胜负了,因为大家都集中精力投入工作了。

冈藤社长试着算了一下“早上1小时有晚上1小时 2倍的效率”,这样,早上比以往早2小时上班投入工作会有晚上加班4小时的工作成果,空出来的时间能考虑新事业的点子或者发展自己的兴趣恢复精力。

但是,要在有限的时间完成工作得到最大程度的成果,需要实现这一目标的技巧,各个领域的专业人员透露了技巧。

应该最先做重要的工作。

面对堆成山的工作,很多人可能感叹“怎么做都做不完”吧。伊藤忠商社的冈藤正广社长自年轻时就把“当日事当日毕”作为座右铭,而且加班也是“每年2次繁忙期各1周左右”,每天都高效地处理完工作。

他说在有限的时间里快速推进工作的诀窍是,观察工作整体,从“重要的工作开始着手”。

“首先从最重要,好像要花些时间的工作开始。负荷低的工作之后能轻松解决,有时可能都不用做了”。

越是重要需打长期战的工作越有精神上的负担,所以人们往往容易从简单并能很快完成的工作着手,这样就把只能在公司完成的重要工作留了下来,最终很可能不断往后拖,心情也变得沉重,客户或上司突然拜托点事也不能充分对应。

“学生时代的应试学习也是这样的,不得要领的人一打开习题集就从第一页开始。刚开始精力还很充沛,但开篇都只有一些简单的问题。做着做着注意力就下降了,对后面的难题束手无策。本来应该把自己的弱项和重点先挑出来,但却在那解了一堆没必要解的题。我说的这些都是自我反省(笑)”。

以考试为例很浅显易懂,不管什么事都要先把握整体情况,分清什么才是重要的。这样,就能判断在一天中应按什么顺序推进工作,这也关系到提高效率。

但是,冈藤社长指出,要先处理负荷重的工作, “很重要的一点是不把前一天的工作带进来”。

如果留有前一天的工作,不论工作重要与否,很多情况下都是不得不优先处理前一天的。

“我从国外出差回来时,直接回公司马上处理堆积成山的资料、看外出时的电话笔记确认内容,写好出差报告和出差费用报销申请,这些都一口气做完,只要差不多2小时就能搞定了”

第二天去公司时,桌上很干净,只要考虑当天的工作,能给当天的工作排出先后顺序。

这样做,即使第二天早上接到等着我回国的客户的电话,因为我已经掌握了他们的信息,处理起来能游刃有余。

大家一般是从国外出差回来不会马上去公司,疏于准备,第二天一大早开始跟一堆资料作斗争吧,客户打电话过来也不能马上处理。

如果跟对方说“先确认一下内容,再给你回电话”,工作就会推迟,这样工作就会像滚雪球一样变大。

当天的工作当天做完,本周的工作本周完结是冈藤社长的原则。

“通过这种‘预习’,工作能使上全力。就跟学校的学习只要好好预习就能取得好成绩一样,预不预习的差距经过365天的积累就会出现很大的差别。商务人士如果想出人头地那就不能疏于预习工作”。

“预习”的想法使得过完周末也很愉快

例如开会,只要好好预习再出席会议,会上被提到什么问题也能马上作答,因为脑子里已经预先整理一遍了。要是在会议上才开始想这想那,就会浪费与会所有人员的时间。

“与会人员有没有预习,听他发言马上就知道了。要是觉得他没有预习,你不妨提一个尖锐的问题就能确认了”。

与会人员都做好预习的会议能进展得很顺利,并能短时间内结束。

据说冈藤先生担任社长之后,之前开3天的经营会议现在1天就结束了,通过预习能举行这种内容丰富的会议。

要想在一周开始就斗志昂扬地工作,度过周末的方法很重要。哪怕不考虑工作的事情,让脑中一片空白,也没法全力工作。

“把工作忘得一干二净,脑子就会犯浑。暑假1星期完全不考虑工作的事情,过完假去上班,一时还不能工作吧”

当然并不是说休息日不要放松,不要恢复精神。例如跟家人一起度假时,脑子里有个小角落放着工作的事。娱乐或购物时,偶然的见闻可能会关系到想出工作的点子。

只要有这份心思,过完假期就想使用积累的点子,应该就能积极、全力工作了。

工作效率高的人的3个共同点

1)从最重要的工作开始着手

工作顺序是先从最重要、量很多的工作开始着手,就能使精神比较放松。周围的人也会评价你工作能力强吧。除此之外的工作很多是可以之后再处理的。

2)当日事当日毕

要全力以赴当天的工作就不能把前一天的工作留到第二天早上。突然有客户投诉或上司安排工作也能沉着、灵活对应。

3)周末为下一周做“预习”

不要因为休假而把工作全部抛之脑后,假期考虑下次战略和会议的事会有跟平常不一样的观点。有了想做的点子,过完假期就能斗志昂扬地上班了。


【校对后译文】


现在是越加班工作越做不完的时代,为了在有限的时间得到最大的成果-----我们向高层管理人员、心脏外科医生、三星厨师……各界专业人士询问了高效工作的技巧。

 

这是一个很难预见未来,不知道做什么会得到成果的时代。仔细思考、进行讨论的工作方式已经不适应当前的时代了。现在追求工作和生活平衡的潮流盛行,针对长时间劳动的谴责也很严厉。

现在追求的是在有限的时间中得到最大成果的工作方式。个人工作和会议时间自不用说,人们甚至期待想出主意的时间也能缩短。

日本省厅也决定实行7-8月早出勤的制度。之前开始上班时间一直是8点半-9点半,现在变成7点半-8点半,提前一小时上班,也是为了消除加班提高工作效率。

最先实行早出勤的是伊藤忠商社,他们在20045月正式引入这一制度。之前该公司一直采用核心工作时间10-15点的灵活出勤制度,而积极引进早出勤制度的则是冈藤正广社长,对于引进这一制度的理由,冈藤社长称,

“虽然我们是有客户的商社,但是,客人有时会在9点给我们打电话,而我们的担当却还没有上班”。

客户希望能在早上的第一时间进行咨询或下单。冈藤社长认为作为商社出现这种情况是很糟糕的。下决心的契机是东日本大地震,周五发生了大地震,冈藤社长周一早上就开始到处拜访,确认客户的工厂、分店、物流中心是否有问题。

“大家都手忙脚乱,转了一圈10点回到公司,这时我们的员工才陆陆续续上班。我觉得这跟社会严重脱节了”。

公司将之前的制度更换为免费提供早餐的早出勤制度,这不仅受到了客户的高度赞赏,员工的工作效率也得到了大幅提高。七点或八点上班,到九点电话开始响为止,就是确定胜负的时候,因为大家都集中精力投入工作了。

冈藤社长试着算了一下“早上工作1小时与晚上工作1小时相比,效率相差1倍”,这样,早上比以往早2小时上班投入工作,则能够产生晚上加班4小时的工作成果,空出来的时间可以用来思考新事业的点子或者发展自己的兴趣恢复精力。

但是,想要在有限的时间完成工作得到最大程度的成果,需要实现这一目标的技巧。各个领域的专业人员对相关技巧进行了披露。

应该最先做重要的工作。

面对堆成山的工作,很多人可能感叹“怎么做都做不完”吧。伊藤忠商社的冈藤正广社长自年轻时就把“当日事当日毕”作为座右铭,而且加班也是“每年2次繁忙期各1周左右”,每天都能够高效地处理完工作。

在有限的时间里快速推进工作的诀窍是,观察工作整体,从“重要的工作开始着手”。

“首先从最重要且需要花些时间的工作开始。低负荷的工作之后能轻松解决,有时可能都不需要做了”。

越是重要需打长期战的工作越有精神上的负担,所以人们往往容易从简单并能很快完成的工作着手,这样就把只能在公司完成的重要工作留了下来,最终很可能不断往后拖,心情也变得沉重,对于突然来自客户或上司的委托也不能充分对应。

“学生时代的应试学习也是这样的,不得要领的人一打开习题集就从第一页开始。刚开始精力还很充沛,但开篇都只有一些简单的问题。随着注意力的不断下降,对后面的难题就变得束手无策了。本来应该把自己的弱项和重点先挑出来,但却在那解了一堆没必要解的题。我说的这些都是自我反省(笑)”。

以考试为例很浅显易懂,不管什么事都需要先把握整体情况,分清什么才是重要的。这样,就能判断在一天中应按什么顺序推进工作,这也关系到效率的提高。

但是,冈藤社长指出,要先处理高负荷的工作, “很重要的一点是不把前一天的工作留到今天做”。

如果留有前一天的工作,不论工作重要与否,很多情况下都是不得不优先处理前一天的。

“我从国外出差回来时,直接回公司马上处理堆积成山的资料、看外出时的电话笔记确认内容,从写出差报告到出差费用报销申请,这些都一口气做完,只要差不多2小时就能搞定了”

第二天去公司时,桌上很干净,只需要考虑当天的工作,给当天的工作排出先后顺序。

这样做,即使第二天早上接到等着我回国的客户的电话,因为我已经掌握了他们的信息,处理起来也能游刃有余。

通常情况下,大家从国外出差回来不会马上去公司,因疏于准备而在第二天一大早就开始与一大堆的资料作斗争吧。对于客户打来的电话也不能立即应对。

如果跟对方说“先确认一下内容,再给您回电话”,那么工作就会推迟,这样工作就会像滚雪球一样增加。

当天的工作当天做完,本周的工作本周完结,是冈藤社长的原则。

“通过这种‘预习’,工作便可全力以赴。这与学校的学习只要好好预习就能取得好成绩一样,预习与不预习的差距经过365天的积累就会变得非常明显。商务人士如果想出人头地那就不能疏于预习工作”。

 

“预习”的想法使一周的开始变得轻松愉快

例如开会,如果充分预习后再出席会议,会上被提到什么问题也能马上作答,因为脑子里已经预先整理一遍了。要是在会议上才开始想这想那,就会浪费与会所有人员的时间。

“与会人员有没有预习,听他发言马上就知道了。要是觉得他没有预习,你不妨提一个尖锐的问题就能确认了”。

与会人员都做好预习的会议能进展得很顺利,并能在短时间内结束。

据说冈藤先生担任社长之后,之前需要开3天的管理会议,现在只需要1天就结束了,仅通过预习,便能举行内容丰富的会议。

要想在一周开始就斗志昂扬地工作,度过周末的方法也很重要。哪怕不考虑工作的事情,让脑中一片空白,也没法全力工作。

“把工作忘得一干二净,脑子就会犯浑。暑假1星期完全不考虑工作的事情,过完假期去上班,一时间也是无法进入工作状态吧”

当然并不是说休息日不能放松或恢复精神。例如,与家人一起度假时,脑子里有个小角落放着工作的事情。娱乐或购物时,偶然的见闻可能会关系到工作的计划。

只要有这份心思,使用在假期中积累的想法,应该就能积极且全力以赴地进行工作了。

▼工作效率高的人的3个共同点

1)从最重要的工作开始着手

工作顺序是先从最重要、量很多的工作开始着手,就能使精神比较放松。周围的人也会评价你工作能力强吧。除此之外的工作很多是可以之后再处理的。

2)当日事当日毕

要全力以赴当天的工作就不能把前一天的工作留到第二天早上做。突然有客户投诉或上司安排工作也能沉着、灵活对应。

3)周末为下一周做“预习”

不要因为休假而把工作全部抛之脑后,假期考虑下次战略或会议的事情,会有与平常不一样的想法。有了想做的想法,过完假期就能斗志昂扬地上班了。



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评论

回复 支持(1) 反对(0)林敏 发表于 2016-05-30 22:10 
経営トップ、心臓外科医、3つ星シェフ……斯界のプロにそのテクニックを聞いた。我们向经营首席、心脏外科医生、三星厨师长……各界专业人士询问了高效工作的技巧。——试译:我们向经营层最顶层、心脏外科医生、三星厨师……各界专业人士询问了高效工作的技巧。(首席官与最顶层意思应该是不同的。厨师与厨师长也不同。)
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