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标题:聪明人是这样写邮件的!方便阅读的行距及换行的使用方法

  • 文杰 登山者
  • 加入时间:2013-05-22 积分:3000

本文于 2016-10-25 17:48 提交 | 评分:10 | 已有 902 人浏览

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【原译文】


商务邮件中,通常会有很重要的信息来来去去,那么“方便阅读”是一个大前提。我们处理个人事务事时也习惯使用邮件,但是如果没有“写成让对方方便阅读的邮件”这种意识的话,那就会有问题。作为社会人,为了让自己会工作,不被他人说“**的邮件好难理解呀”,给大家介绍几个需要记住的“行距”和“换行”的方法。


换行很重要

作为每天要收发很多封邮件的商务人士,“邮件是否方便阅读”是很重要的。难以阅读的邮件,一打开就让人泄气不想看下去了……重读邮件也不是容易的事,很容易发生漏读信息的情况。

据说,让现代的社会人最有压力感的邮件就是“完全不换行的邮件”。写邮件并不是认真描述内容就行,必须意识到文章的段落适当进行换行

20-30字换一行

最合适的换行是“20-30字”。一段超过这些字数时,就需要在适合断句的地方换行。虽说如此,太长的一句话读起来也会让人很头疼。写邮件并不是长篇大论,一句话控制在30字左右,需要花点心思。

另外,实际上尽是换行的文章读起来也很费劲。邮件的正文越短,换行的次数越容易增加。为了不让收件人有压力感,写邮件时要把握“何时”“何地”“谁”“为何”“怎样”的5W1H原则,清楚地表达意思。

段落以行间距来提示

为了作成一封容易读取的商务邮件,还有一点需要注意的技巧就是“行间距”。仅仅是换行无法表达,就可以以段落的方式来表达。

商务邮件是由“开头问候”“正文”“结束语”构成的,因此转换话题时请另起一段。这样对收件人来说也很容易明白“从哪里到哪里是正文”,重读也会很方便。如果正文很长的话,120-200字就要另起一段。有适当的空白,邮件整体上就会让人觉得方便读取。

如果能够书写方便阅读的邮件,与对方的沟通也会更加利索。写邮件时不是想着“先这样发出去吧!”,而是站在收信人的角度去写邮件,这才是商务上的礼仪。


【校对后译文】


在交换重要信息的商务邮件中,“易于阅读”是一个大前提。我们处理个人事务事时也习惯使用邮件,但是几乎没有人会意识到要将邮件写成“易于对方阅读的邮件”。为了使自己作为一名社会人开展工作,且不被他人说“**的邮件好难理解呀”,在此为大家介绍几个需要记住的“行距”和“换行”的方法。

■换行很重要!
作为每天要收发很多封邮件的商务人士,“邮件是否易于阅读”是很重要的。难以阅读的邮件,一打开就让人泄气不想看下去了……反复读邮件也不是容易的事,很容易发生漏读信息的情况。
据说,让现代的社会人最有压力感的邮件就是“完全不换行的邮件”。写邮件并不是认真描述内容就行,必须意识到文章的段落要适当进行换行。
■20-30字换一行
最合适的换行是“20-30字”。一行超过这些字数时,就需要在适合断句的地方换行。虽说如此,文章太长的话,读起来也会让人很头疼。写邮件并不是长篇大论,一句话控制在30字左右,需要花点心思。
另外,实际上尽是换行的文章读起来也很费劲。邮件的正文越短,换行的次数越容易增加。为了不让收件人有压力感,写邮件时要把握“何时”“何地”“谁”“为何”“怎样”的5W1H原则,清楚地表达意思。
■段落以行间距来提示!
为了作成一封容易读取的商务邮件,还有一点需要注意的技巧就是“行间距”。仅仅是换行无法表达,就可以以段落的方式来表达。
商务邮件是由“开头问候”“正文”“结束语”构成的,因此转换话题时请另起一段。这样对收件人来说也很容易明白“从哪里到哪里是正文”,反复阅读也会很方便。如果正文很长的话,120-200字就要另起一段。有适当的空白,邮件整体上就会让人觉得易于阅读。
如果能够书写易于阅读的邮件,与对方的沟通也会更加顺畅。写邮件时不是想着“先这样发出去吧!”,而是站在收信人的角度去写邮件,这才是商务上的礼仪。




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评论

回复 支持(1) 反对(0)林敏 发表于 2016-03-28 16:16 
読みにくいメールは、目を通す前からなんだかゲッソリしてしまうもの……。难以读取的邮件,一打开就让人不想看下去了……——“读取”一词,目前通常是用在通信方面,这句建议用“阅读”。げっそりとは。意味や解説、類語。[副](スル)1  顔?からだなどが急にやせ衰えるさま。「  ほおが―(と)こける」2  一度に気力を失うさま。がっかりするさま。试译:难以阅读的邮件,一打开就让人泄气而不想看下去了......
回复 支持(1) 反对(0)枫凌 发表于 2016-03-29 13:32 
写邮件并不是认真描述内容就行,还必须有意识地换行,对文章进行区分。——“ただつらつらと、内容を書き述べるのではなく、文章の区切りを意識して適度に改行する必要があります。  ”区切り是段落的意思,这里可以理解为:必须意识到文章的段落适当进行换行。
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