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标题:商务邮件的署名应尽量简洁!

  • 林夕 登山者
  • 加入时间:2016-01-04 积分:835

本文于 2016-03-03 09:51 提交 | 评分:10 | 已有 1365 人浏览

参加工作后使用商务邮件的机会变得格外的多。要使邮件写起来更加流畅的话首先需要好好斟酌署名。以下介绍一下刚参加工作的新人和商务老手同样适用的署名制作方法。


 

为何邮件需要署名?



首先要从最基本的开始考虑。署名Signature也就是在邮件的最后几行写上发件人的名字、公司名、电话号码等等以告知对方一系列基本信息。在邮件中设置署名的目的在于让对方知晓邮件从何处而来,以及当收件人想要联系发件人时,署名就成了名片。


 

发出去的邮件通常会被对方转发,然后因各种回复变得有些乱。这种时候有署名的话可以帮助信息传达得更加准确。另外,即使是邮件有不断往来,其中还是会有很多现实中没有见过的人。这种情况下想要打电话时就无需特意找名片或者询问同事了,只要看署名就可以得到需要的电话号码。

 

 

通过在邮件中适当设置署名能够避免商务上给对方造成麻烦,也可以使提供给对方的信息更加准确。

 

 

署名的标准模式



 

当你烦恼署名要如何写时,不妨按照名片上的信息来写。其中包含姓名、公司名、电话、邮件地址、住址、公司HPURL等等。比如可以按照以下示例来写。


-------------------------------------------
山田 太郎(やまだたろう) <yamada@xxx-inc.co.jp
株式会社山田商会 営業部
東京営業所 〒106-0000 東京都○区△△
電話 03-xxxx-xxxx FAX 03-yyyy-yyyy
URL http://www.xxx.co.jp
-------------------------------------------

 


为了更明显地区分署名区域,可以用一些记号把署名包围起来。应该使用去除特殊符号等等的全角,半角英文数字等等来作为在署名中的文字。也有人喜欢用闪亮的装饰,然而商务邮件中的署名一般都尽量保持简单。让人看起来一目了然,这也是需要为对方考虑的一点。



花点心思让署名看起来更加印象深刻





习惯使用署名后,可以尝试着挑战更好的。署名的书写方式可以为对方增加好印象。和公司外部的人业务往来的机会更多时可以考虑一下怎样的署名看起来更加适宜。最常见的一种方式是在署名中添加当前商品的PR。信息太多的话反而显得冗长,所以只要提供最新信息就足够。



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新商品介绍
2/17
开始新商品“○○○”上市
详见→ http://www.xxxx.co.jp/yyyy/

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另外通过在署名上写上营业时间和定期休息日能够让人感觉到对方欢迎自己发来联络。在署名上写上担当的直通电话或者部门通用电话也可以使对方更容易联系到自己。不管是谁都希望对方能提供直截了当的信息。


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TEL
 03-xxxx-xxxx直通) 03-yyyy-yyyy通用
营业时间: 9:0018:00 定期休息日:周六日及节假日

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不要小看署名的作用



 

邮件是工薪阶族必须掌握的技能。 署名虽说是一件小事,然而当记载的信息让接受方认同并且受益时,署名就起到了很大的效果。不要小看它只是一个署名,要定期检查自己的署名并思考“怎样的署名才更具效果?”。



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评论

回复 支持(1) 反对(0)枫凌 发表于 2016-03-04 14:45 
其中包含姓名、公司名、电话、邮件地址、住址、公司HP的URL等等。比如可以按照以下示例来写。——“名前、会社名、電話、メールアドレス、住所、会社HPのURLなどです。例えばこのような書式にするとまず間違いないでしょう。”住所建议译作地址,住址一般是指家庭地址。
回复 支持(1) 反对(0)林敏 发表于 2016-03-10 09:55 
参加工作后使用商务邮件的机会变得格外的多。——“格外多”即可。
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