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  • 张鸿志 推荐于 2017-11-13 09:54
  • 原文语言:日文
  • 所属分类:社会

社会人のみなさんなら、上司や先輩などから「改善報告書」を出すように求められる機会も少なくないでしょう。日本語の「改善」は、今や「カイゼン」「kaizen」として世界で使われる言葉となっています。有名にしたのはトヨタ自動車。労働者自らが生産性を向上させるための取り組みを行う「カイゼン」は世界中から注目されました。しかし、トヨタ自動車のような製造業にとどまらず、どんな業種でも業務改善は求められるものです。では、改善報告書はどのようにまとめればいいのでしょうか。今回は改善報告書の基本的な書き方を、書く際に役立つ例文つきでお伝えします。

■そもそも、業務改善とは?

改善報告書の書き方を知る前に、業務改善の意義についてご説明します。「カイゼン」といえば特に製造業の業務についてを指す、といわれますが、業務改善の余地はどんな業種にでもあります。無駄な時間?労力がかかっているのであれば、それを是正し効率化を図る。これができればコストダウンにつながり、生産性が向上することで会社の利益も増える、というわけです。会社の利益が増えれば、労働者に還元されるぶんも増えるでしょう。お金だけが目的ではなく、労働者一人一人の負担を減らすことが目的の業務改善もあります。例えば、適切な会計システムの導入によって、経理部員の負担が軽くなるといったことも利益ですし、業務改善の一つです。

■業務改善で取られる手段はそれぞれ違う! まずは分析!

経理部の人が月末になると人手が足りなくなる、という例を考えてみましょう。これまでは月末になると経理部員が深夜まで残業していた。しかし、会計システムの導入でそれがなくなったとなれば、経理部の人たちは早く帰宅できますし、その結果「残業代」が減れば会社も助かります。将来の残業代よりもシステムの導入代のほうが安いとなれば「早くやったほうがよい」と経営者は考えるでしょう。この例は、どの会社にでもありそうな経理部のみなさんの悩みですが、業務改善はより専門性の高い業務でも必要だったりします。

ですから業務改善と一口にいっても、業種?業務内容などによって実際に行われる手段はさまざまです。例のように「会計システムの導入」である場合もありますし、「生産ラインのベルトコンベヤーを3秒だけ速く動かそう」といった場合もあるのです。しかし業務改善を行う上で、どうしても先にやっておかなければならないことがあります。それは改善の対象となる「業務」についての分析です。

■業務改善を行うためには? 「ファクトシート」をまず描いてみよう

業務改善のための分析は、対象業務の「業務フロー」をつまびらかにし、誰が見ても分かるように「定量化」したものでないといけません。例えば、先の会計システムの例を考えてみましょう。経理部員がどんな仕事をしているのか、その業務にかかる時間はどのくらいなのか、その業務に対していくら残業代が発生しているのか、といったことは、当然ですが計測してデータ化されていなければなりません。

●経理部員Aさん
月末時に発生する給与計算業務:毎月21日からの4営業日
その間の残業時間:16時間
そのため発生する残業代:3万2,000円
そのための帰宅タクシー代経費:1万2,800円
上記の経費合計:4万4,800円/月

●経理部員Bさん
月末時に発生する経費計算業務:毎月25日からの3営業日
その間の残業時間:20時間
そのため発生する残業代:4万4,000円
そのための帰宅タクシー代経費:1万500円
上記の経費合計:5万4,500円/月

といった基本的なデータを積み上げて、実際に現在の業務フローで何が起こっているのか、いくらコストがかかっているのかといった実態を分析した、いわば「ファクトシート」を描く必要があります。これがなければ決して解決策は出てきません。

よくあるのは、例えば「会計システム」の導入は決まっていて、実際に入れてみるとなんの解決にもならず、システム導入費が高くついて損だった、なんて話です。この例でいえば、「月末の繁忙期だけ会計部員を追加する」ことが合理的解決なのかもしれないのです。

■業務改善報告書の書き方は?

本題の「改善報告書」ですが、上記のとおりまずは改善の対象となる業務の分析を行い、ファクトシートを作成するのが先です。これを基に、問題点を摘出し、その解決策を提言できる段階までいかないと、「改善報告書」は作成できません。

業種?業務内容は会社によって千差万別ですので、業務の改善報告書も企業ごとに望ましいものがあるでしょう。ここでは参考になるようにフォーマットの一例を挙げてみます。

盛り込むべきは、

?宛先
?タイトル
?現状分析
?現状の問題点?課題
?改善方法の提案と見込める効果
?結論
?作成者の所属?氏名

です。

<改善報告書の例文>
========================

2017年10月12日
代表取締役社長
○○○○殿

「経理業務における改善報告書」

1.現状
経理部における業務は月末に部員にかなりの負担を強いるのが実態です。経理部全体では毎月20日-月末にかけて残業○時間が発生し、そのコストは○万円/月(いずれも半年平均)が常態化しています。
(参考:添付資料1の図1?2、グラフ1)

2.現状の問題点
?IT化の遅れ
?業務負担の時間的な偏り
?そのためのマンパワー不足

経理部におけるIT化が遅れていることもあり、月末に偏る人事関連経費の計算、事業のコスト計算、収支の集計業務、賃借対照表の作成などの業務をこなすのに、明らかなマンパワー不足が見られます。
(参考:添付資料1の図3?4、グラフ2?3)

3.改善方法の提案とその効果
経理部におけるIT化、具体的には新しい経理システム『△△△』の導入を提案するものです。このシステムによって、
?タイムカードと連動した勤怠管理
?各人が時間外労働時間を入力することによる自動計算
?収支計算と賃借対照表作成の時間短縮
などが実行でき、上記の経理部員の残業軽減、年間○○万円のコスト削減効果を見込みます。
(参考:システムの詳細については添付資料2)
(参考:コスト削減効果の試算については添付資料3)

4.結論
経理部員の負担軽減、また会社としてのコスト削減効果が大きいと見込めるため、経理部所管のIT化?新経理システム導入を行うべきと判断し、ここに提案いたします。

以上

作成:人事部 部長 □□□□□

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こちらの業務改善報告書の例文を活用しつつ、内容についてはご自身の業務に当てはめて作成することをおすすめします。

繰り返しになりますが、いきなり「改善報告書」を作成することはできません。改善の対象となる業務を分析し、問題点を発見し、改善方法を見いだして初めて改善報告書を書くことができます。分析に時間がかかるかもしれませんが、やってみると意外におもしろく、やりがいを感じる作業になるのではないでしょうか。みなさんもぜひ一度は業務改善の作業を担当してみてください。

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